Sinds 25 mei 2018 geldt de Algemene verordening gegevensbescherming. Maar misschien nog veel vaker gehoord: AVG. Veel mensen krijgen het haast benauwd als je het over de AVG hebt. In deze blog vertellen we je hoe je hier als vereniging verantwoord mee om kunt gaan.
Wat is er veranderd?
De privacyrechten zijn versterkt en uitgebreid. Mensen hebben meer mogelijkheden gekregen om voor zichzelf op te komen bij het verwerken van hun gegevens, waaronder foto’s. Organisaties en verenigingen hebben meer verantwoordelijkheid gekregen bij het verwerken van deze gegevens. Je mag niet zomaar gegevens opslaan of delen. Daar heb je niet alleen toestemming voor nodig, maar ook een reden. Deze regels gelden in de hele Europese Unie.
AVG, wat moet ik ermee?
Veel mensen denken dat foto’s en video’s maken niet meer mag. Wees gerust. Er mag nog een heleboel. Dit is waar je op moet letten:
- Je mag foto’s en video’s zonder toestemming maken en in een beperkte (interne) kring versturen. Mits je ze niet (extern) publiceert, bijvoorbeeld op Facebook of een website.
- Zodra mensen herkenbaar op foto’s staan, heb je van hen toestemming nodig voordat je deze mag publiceren. Dat kan met een toestemmingsverklaring.
- Straat- en vakantiefoto’s mogen altijd gemaakt en gepubliceerd worden (omdat moeilijk te achterhalen is wie er op de foto staan en dit publieke ruimte is).
- Mensen kunnen hun gegeven toestemming op elk moment weer intrekken. Daarvoor moeten ze dan een nieuwe verklaring ondertekenen.
- In Nederland moeten we kinderen tot 16 jaar toestemming vragen van ouders/verzorgers. Ook mensen met een beperking mogen niet altijd zelf toestemming geven. Bereid dit daarom op voorhand goed voor, zodat je niet in een situatie terecht komt waarin je geen foto’s mag maken omdat de toestemming niet geregeld is.
Wat kun je als vereniging doen?
- Organiseer je een evenement of iets waarbij je foto’s en/of video’s wilt maken? Dan is het belangrijk om te zorgen dat je hiervoor toestemming hebt. Dit kun je op verschillende manieren regelen:
- Moeten mensen zich op voorhand aanmelden? Vraag via het aanmeldformulier toestemming om beelden te gebruiken voor je communicatie-uitingen. Belangrijk hierbij is om te benoemen welke communicatiemiddelen je gebruikt, zoals website, Facebook, Twitter en Instagram. Mensen die ouder zijn dan zestien jaar mogen zelf toestemming geven. Zijn ze jonger? Dan ben je verplicht om de ouders of verzorgers om toestemming te vragen.
- Verstandig is ook om affiches op te hangen en mensen op de hoogte te brengen dat er foto’s en video’s worden gemaakt. Mensen die echt niet in beeld willen, kunnen de camera dan ontwijken of bij de fotograaf aangeven dat ze niet op de foto willen.
- Zorg daarnaast voor toestemmingsverklaringen die mensen ter plekke kunnen invullen om toestemming te geven voor foto/video.
- Als laatste is natuurlijk de mogelijkheid om mensen onherkenbaar in beeld te brengen. Dan heb je geen toestemming van de mensen nodig.
Mensen onherkenbaar in beeld brengen
Heb je geen toestemming om mensen op de foto te zetten? Geen probleem. Je kunt op een aantal manieren toch foto’s maken, ook zonder toestemming.
- Maak foto/video:
- Over de schouder
- Zonder hoofd/gezicht
- Van een afstand
- Van achteren
- Zonder mensen, die geen toestemming hebben gegeven
Zie hieronder voorbeelden van hoe mensen onherkenbaar op beeld staan.
